Kickoff Meeting: útmutató a projektek elindításához


A projektindító megbeszélés rendkívül kritikus pillanat a projektben. Az összehangolásról, de első sorban a bizalom megszerzéséről szól.

A projektindító találkozó lehetőséget kínál arra, hogy közös feladatokat és célokat tűzzünk ki, amelyek megalapozzák a projekt sikeres véghezvitelét.

Kickoff – a sikeres projektek kulcsa

A projektindító értekezlet (kickoff) az első találkozó a projektcsapat és a projekt megbízója között (amikor egy új projekt elindul). Erre a szerződések aláírása után kerül sor. Ilyenkor tisztázódnak le a munkavégzés körülményei, a pontos költségterv illetve az ütemterv. Új ügyfeleknél elképzelhető, hogy a KickOff megelőzi a szerződéskötést, és a projektindítás a bürokratikus munkákkal párhuzamosan történik.

A projektindító értekezletre főként azért van szükség, hogy a projektcsapat és az ügyfél egy közös szintre kerüljön. 

Lehetőségünk nyílik bemutatni a csapatot, bár ez az ipari automatizálásban, ahol kis 10 – 200 fős cégekről van szó sok esetben magától értetődő, de nem elbagatellizálandó feladat. A csapatnak meg kell értenie a projekt célját és hátterét és pontosan meg kell fogalmazni a sikeresen befejezett projekt fogalmát.

Az összes információ átadását követően, a projektcsapat minden tagja azonos szintre kerül a feladat elvégzésével kapcsolatban. A célnak közösnek kell lennie, nem elég ha csak az egyik fél lesz elégedett a projekt végén.

A projektindító megbeszélésen tehát a lehetőség a csapat kezébe kerül, hogy bebizonyítsa, a kiválasztáskor a megfelelő cégre, azon belül is a megfelelő szakemberekre esett a választás.

Kétségtelen, hogy egy projektindító találkozó meg tudja határozni a projekt többi részét és irányát. Így helyesen elkészítve a projektindító találkozója hatalmas mértékben hozzájárulhat a projekt sikeréhez. A projektindító azonban rosszul is elsülhet. Elromolhat vele minden, ami igazából még el sem kezdődött.

Nem minden a projekt kickoff

Alapvetően egy profi kickoff a megfelelő felkészülés eredménye. 

Egy projektindító értekezlet helyes végrehajtása azonban többet igényel, mint egy tíz perces felkészülést az ülés előtt. 

A legjobb eredmény eléréséhez, sokkal több mindent kell megfontolnod, mint ami a projekt indítóján elhangzik. Előre kell vizualizálnod a teljes projekt lefutását, és abból kiragadni a jelenleg fontos pontokat.

Ha tovább olvasod, végigvezetlek egy útmutatón, ami a sikeres Kickoff létrehozásához elengedhetetlen. 

Ha most feliratkozol hírlevelünkre ingyenesen hozzájuthatsz egy PROJEKTINDÍTÁSI CSOMAG-hoz, amely nagy könnyebbséget jelent majd a továbbiakban.

A következő sorokban két lépést fogunk lefedni a projektindítási értekezlet megfelelő megvalósításához. Az útmutató és a letölthető csomag együtt, átfogó képet ad a projekt sikeres indításáról. Kövesd ezeket a lépéseket egy hatékony projektindító értekezlet lebonyolításához:

A belső projektindító találkozó

Az idő rohanó léptekben telik, így projektvezetőként nem állhatunk csak és beszélhetünk a feladatokról, hiszen a munkát el kell végezni. El kell kezdeni végrehajtani a feladatokat.

A projektindítón mindig megalapozott tervvel állj elő.

Ez a lépés fogja meghatározni az egész projekt stílusát és jövőképét a teljes projektcsapat számára. Ez egy kiváló lehetőség a projektvezető számára, hogy fejlessze a csapaton belüli kohéziót.

Projektvezetőként kifejezetten az a célod, hogy minden csapattag pontoson tudja, hogy mi a csapatban betöltött szerepe, mikorra, mit és hogyan kell teljesítenie. 

El kell juttatnod a csapatot arra a szintre, ahol minden tag úgy érzi: “Értem mi a feladatom, tudom hogy mit, mikorra és milyen minőségben várják el tőlem”.

Tervezd meg projekt beszélgetést

A megbeszélés megtervezése kiemelt fontosságú, legyen az Kickoff vagy a projekt futása során előforduló bármely megbeszélés. Minden esetben mederben kell tartanod a megbeszélés folyamát. Csak így tudod kihozni a legtöbbet a meetingből. 

Fontos, hogy a csapat minél több releváns információt szerezzen a beszélgetés során. Ez hozzásegít elkerülni a felesleges kérdéseket, melyekkel az ügyfél előtt erősen alá áshatod szaktekintélyed. 

Fontos az is, hogy a csapat együtt alakítson ki egy szilárd tervet (A megrendelői oldalt is bevonva). Ez bizalmat vált ki az ügyfélből, ő is a beszállító (gépgyártó) “oldalára” kerül egy picit. A közös munka lerövidíti a projekt során felmerülő kérdések megválaszolását. Így gyorsan, konstruktívan haladhat a munka, és egyik fél sem érzi úgy, hogy az idejét pazarolja.

Az együttműködéssel és közös döntésekkel elkerülhetjük, vagy legalábbis csökkenthetjük a belső viták, félreértések számát. Ezzel hasznos időt felszabadítva a projekt megvalósítására szánt időből.

A következő pontban bemutatom, hogy néz ki egy belső projektindító megbeszélés napirendje. A napirend áttekintésére már látni fogod, hogy hogyan kell előkészíteni egy találkozót

Belső projekt beindítási napirend mintája

Minden projekt egyedi (főként az egyedi gépgyártásba / ipari automatizálásban). Ennek ellenére azonban vannak alapvető folyamatok, amelyeken végig kell vezetni a csapatot, hogy mindenki azonos szintre kerüljön a projekttel kapcsolatban:

  1. Bevezetés (5 perc)
  2. Ügyfél bemutatása (5 perc)
  3. Projekt – miért csináljuk? (5 perc)
  4. Projekt – mit csinálunk? (20 perc)
  5. Projekt – hogyan csináljuk? (20 perc)
  6. Szerepek – Felelősségi körök (5 perc)
  7. Hogyan dolgozunk csapatban? (5 perc)
  8. Hogyan lehet tartani a lendületet? (5 perc)
  9. Kérdések és válaszok (5 perc)

Ügyfél bemutatása (5 perc)

A megbeszélés indítását követően, mutasd be az ügyfelet. Mutasd be az ügyfél háttér adatait, tevékenységi körét, telephelyét, stb. Minden olyan információt, ami a csapatot elősegíti ahhoz, hogy hangolódjunk a téma befogadására. Ossz meg mindent általad ismert lényeges információt a csapattal, hogy mindenki azonos szintre kerülhessen.

Ahhoz, hogy a megbeszélés ne csapongjon, és nyomon tudd követni, hogy hol is tartunk, ezért célszerű a felmerülő kérdéseket a megbeszélés végére halasztani.

Ez alól természetesen kivételt képeznek az olyan kérdések, amik előre viszik a témát. A projektvezető felelőssége, hogy ezt irányban tartsa.

Beszéljétek át az ügyfél elvárásait a projekttel kapcsolatban. Ez új ügyfél esetén nagyon fontos. Meglévő ügyfél eseten pedig hivatkozhatsz korábbi munkákra, amik hasonlóak a jelenlegivel, de akár a különbségekre is kihegyezheted a beszélgetést. 

A lényeg, hogy a csapat szembesüljön az ügyfél elvárásaival.

Projekt: Miért csináljuk? (5 perc)

A feladat pontosításához, meg kell fogalmaznod, hogy mi a célja a projektnek. 

(Például egy automatizálási projekt gyakori célja az, hogy az adott tevékenységet végző operátorok számát csökkentsék, hiszen eddig 3 műszakban, műszakonként 10 ember végezte a feladatot, az automatizálásnak köszönhetően pedig műszakonként 1 fő is elvégzi ugyan azt a mennyiségi munkát). 

Azt is a csapat tudtára kell adnod, hogy mi számít sikernek és mi kudarcnak, annak milyen következményei vannak a cégre, és az egyénre nézve.

A pozitív vásárlói élmény maximalizálása céljából, minden csapattagnak tudni kell, hogy ő miért van benne a projektben és miért pont ő van benne a csapatban. Ezzel elősegíthetjük, hogy minden csapattag magáénak érezze a feladatát, és törődjön a projekttel. Ne csak “egy újabb projekt” legyen, hanem egy olyan, ami érdekli a csapatot.

Azon kívül, hogy időre, a megfelelő minőségben, és a megállapodások szerint teljesül a projekt, szükséges szem előtt tartani azt is, hogy mitől éljük meg ezt sikerként? 

Előrelépünk egyet ha ezt a projektet sikerre visszük? Szerzünk vele olyan kompetenciát, amit a későbbiekben is tudunk hasznosítani?

Projekt – Mit csinálunk? (20 perc)

Amikor a projekt háttér-információival mindenki a lehető legjobban képbe került, át kell térnünk arra, hogy meghatározzuk a csapattagok feladatkörét (hatáskörét). Felül kell vizsgálni az ütemtervet, a költségbecslést, illetve a műszaki leírást (koncepcióleírást), ezáltal mindenki megérti a saját csapatban betöltött szerepét. Megismeri a folyamat lefutását, az elvárt teljesítmény mutatókat, és kimeneteket (output). Ezáltal a teljes csapat az első naptól kezdve tisztában lesz az elvárásokkal, amiknek meg kell felelni.

A legjobb ilyenkor elindítani egy RAID naplót. A RAID betűszó segít emlékezned arra, hogy az egyes területekre megfelelő figyelmet fordíts.

Saját tapasztalataim alapján tudom, hogy hajlamos vagyok nagy figyelmet fordítani a kockázatokra és a kockázatkezelésre, de figyelmen kívül hagyom a feltételezéseket, így  a RAID betűszó segít, hogy ne hagyjam figyelmen kívül ezeket a területeket.

A RAID napló négy kulcsfontosságú területre összpontosít:

  • RISK – Kockázatok – események, amelyek bekövetkezésükkor negatív hatással lehetnek.
  • ASSUMPTIONS – Feltételek – a feltételezett dolgok amelyek helyben vannak és hozzájárulnak a projekt sikeréhez.
  • ISSUES – Kérdések – amelyeket a csoportnak meg kell fontolnia és kezelnie kell.
  • DEPENDENCES – Függőségek – egyéb projektek vagy kiváltók, amelyektől a projekt függ, vagy kedvezményezettje a projekt eredményeinek.

A projekt elején a projekt csapata azonosítja azokat az eseményeket, tevékenységeket, amelyek hatással lehetnek a projekt sikeres befejezésére. Szükség esetén további elemzéseket és részleteket adhattok hozzá minden egyes prioritási elemhez, és ellenőrizhetitek azok állapotát. Minél előbb tudod elkezdeni használni a RAID naplót, annál jobb.

Az ingyenesen letölthető csomagban találsz egy RAID-napló sablont is, amin keresztül kipróbálhatod, hogy hogyan is működik ez a gyakorlatban.

A pozitív vásárlói élmény maximalizálása céljából, minden csapattagnak tudni kell, hogy ő miért van benne a projektben és miért pont ő van benne a csapatban. Ezzel elősegíthetjük, hogy minden csapattag magáénak érezze a feladatát, és törődjön a projekttel. Ne csak “egy újabb projekt” legyen, hanem egy olyan, ami érdekli a csapatot.

Azon kívül, hogy időre, a megfelelő minőségben, és a megállapodások szerint teljesül a projekt, szükséges szem előtt tartani azt is, hogy mitől éljük meg ezt sikerként? 

Előrelépünk egyet ha ezt a projektet sikerre visszük? Szerzünk vele olyan kompetenciát, amit a későbbiekben is tudunk hasznosítani?

Projekt – hogyan csináljuk? (5 perc)

A pontos koncepció kidolgozása és a műszaki leírás tanulmányozása nagyszerű lehetőséget kínál arra, hogy a projektcsapat még jobban elmélyedjen a projekt részleteiben, adott esetben változtasson a projekt folyamatában, vagy új megközelítésbe helyezze azt.

A folyamat változtatást, koncepció változást mindenképpen csak az ügyfél bevonásával végezhetjük. Biztosítani kell azt, hogy az ügyfél mindenről időben a megfelelő módon értesüljön. 

Biztosítani kell, hogy a változtatások nem befolyásolják a projekt végkimenetelét negatív irányban és továbbra is teljesíteni tudja a vállaltakat.

Annak érdekében, hogy a projekt sikeres legyen, a csapatnak éreznie kell, hogy ez a saját projektje. Ha időt és teret engedsz a csapat számára, hogy ötleteljen, hogy kidolgozhasson egy jobb munkamódszert, vagy egy profibb megoldást, akkor egy sokkal elkötelezettebb és sikerorientáltabb csapatot kapsz eredményül. Ilyen csapattal nem kérdéses, hogy sikerre vezeted a projektet.

Szerepek – felelősségi körök? (5 perc)

Miután a csapat megértette a feladatot, érdemes tisztázni az egyes szerepköröket a csapaton belül. Nem csak a csapatag szerepét, hanem felelősségét is fontos kiemelni.

Nagyobb, vagy összetettebb projektek (például konzorcium esetén, mikor több gépgyártó közösen épít egy gépet vagy gépsort) esetén, hasznos lehet egy mátrix kidolgozása a csapat számára. Erre kiválóan alkalmas lehet egy RACI – mátrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed), ami egy egyszerű mátrix, amelyet feladatok és felelősségek kiosztására használnak minden egyes feladathoz, mérföldkőhöz vagy projekthez kapcsolódó döntéshez.

A RACI – mátrix segítséget nyújt a felelősségvállalás bizonytalanságának enyhítésében, és mindig segít tisztázni a csapatok kényelmi szintjét a feladat végrehajtása során.

A letölthető csomag tartalmaz egy  RACI – mátrix sablont, amit könnyen személyre tudsz szabni és használni munkád során.

Hogyan dolgozunk csapatban? (5 perc)

Amikor összehozunk egy olyan csapatot, amely még soha nem működött együtt,  szükséges tisztázni, hogy a csapatnak hogyan kell együttműködnie, hogyan kell irányítani az együttműködést, hogyan kell folyni a kommunikációnak, mikor kell találkozni a csapatnak, milyen eszközöket kell használni, stb. 

Projektvezetőként a feladatunk az, hogy mindenki számára könnyen érthető, és könnyen betanulható eszközöket használjunk.

Itt nincs jobb vagy rosszabb megoldás, a lényeg a csapatkohézió. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a lehető legjobb döntés az, ha a csapattagok a lehető legnagyobb szintű autonómiát kapják. Azt szeretnéd elérni, hogy a szakembereid úgy érezzék, hogy Ők a projekt mesterei.

Annyi a dolgod tehát, hogy meghatározod a feladatot és a hozzá tartozó elvárásokat, és hagyd, hogy a csapat közösen dolgozza ki a teljesítés menetét. 

Ezzel elősegíted a csapat kohéziós erejének növekedését és a csapatmunka tisztázását. Arra kell figyelned, hogy a kidolgozott feladatok és folyamatok az elvártaknak megfelelően alakuljanak.

Hogyan lehet tartani a lendületet? (5 perc)

A projekt lendületének fenntartása érdekében mindenképpen ismerned kell a következő lépéseket. 

Ügyelj arra, hogy mindenki tisztában legyen azzal, mit kell tennie a következő lépéseknél. 

Mik azok a lépések, amik eljuttatják a következő mérföldkőhöz, és mi várható a mérföldkő elérése után. Projektvezetőként tehát a kijelölt úton kell tartanod a csapatod minden egyes tagját valamint 

a te felelősséged a csapat érdeklődésének, motivációjának fenntartása.

Sokan nagyszerű Kickoff találkozókat tartanak, sokan elbagatellizálják ennek jelentőségét. Pedig a projektindító alapozza meg a projekt sikerességét. Megfelelő alap nélkül pedig nehézkes, vagy lehetetlen építkezni. Néha nehézkesen indulnak a projektek. Sokan belemerülnek a projektbe anélkül, hogy megismernék az ügyfelet és megértenék annak valódi problémáit. 

Felszínes ismeretekkel pedig, csak felszínes megoldások dolgozhatók ki.

Itt nincs jobb vagy rosszabb megoldás, a lényeg a csapatkohézió. A statisztikák azonban azt mutatják, hogy a lehető legjobb döntés az, ha a csapattagok a lehető legnagyobb szintű autonómiát kapják. Azt szeretnéd elérni, hogy a szakembereid úgy érezzék, hogy Ők a projekt mesterei.

Annyi a dolgod tehát, hogy meghatározod a feladatot és a hozzá tartozó elvárásokat, és hagyd, hogy a csapat közösen dolgozza ki a teljesítés menetét. 

Ezzel elősegíted a csapat kohéziós erejének növekedését és a csapatmunka tisztázását. Arra kell figyelned, hogy a kidolgozott feladatok és folyamatok az elvártaknak megfelelően alakuljanak.

A cikk még nem ért véget. Folytatáshoz kattints a második oldalra.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük