Kickoff Meeting: útmutató a projektek elindításához

Az ügyfél megnyerése

A projektek néha nehézkesek lehetnek, sokszor belemerülünk a projektbe anélkül, hogy megismernénk valójában az ügyfelet.

Projektvezetőként nem engedheted meg magadnak, hogy technokrata módon, az ügyfelet figyelmen kívül hagyod és csak a műszaki paraméterekre koncentrálsz.

 A Sikeres projektvezetéshez elengedhetetlen a jó emberismeret. A projektvezető feladata megérteni a hallgatólagos, látens, informális körülményeket és beépíteni azokat a feladat specifikálásába. A jó projektvezető tehát nem csak a saját csapatát, hanem az ügyfelet is vezeti.

A lehető legjobb Kickoff érdekében javaslom, hogy a projektindító előtt, találkozz az ügyfél egy kulcsemberével. Ez segít azonos szintre kerülni, és közelebb hozni az érdekeiteket.

Az ügyfél előtti projekt beindító találkozója

Az ügyféllel való kapcsolatfelvétel és a „valódi” kickoff előtti találkozás célja az, hogy érzelmileg és politikailag jobban ráhangolódj a feladatra. Ez az időszak lehetőséget kínál arra, hogy a lehető legtöbb releváns információt szerezd be még az előtt, hogy a projekt ténylegesen elindulna.

A beszélgetést arra kell kihegyezni, hogy hogyan tudtok a leghatékonyabban együtt dolgozni. 

Amennyire csak lehetséges megfogalmazni és összehangolni az elvárásokat. Ezen kívül remek lehetőség, hogy kis közönség előtt vitassátok meg a felmerülő kérdéseket, bizonytalanságokat.

Minta az ügyfél előtti projekt elindítási napirendjéről

Bár minden ügyfél találkozás személyre szabott napirendi pontok alapján folyik, azonban bemutatunk egy mintát, ami jó eséllyel ráhúzható sokféle projektre. A megbeszélést célszerű 60 percen belül tartani:

  1. Bemutatkozás  (3 perc)
  2. Projektcsapat bemutatása – ki miért felelős? (3 perc)
  3. Jóváhagyási folyamat – minőségirányítás (4 perc)
  4. Műszaki áttekintés / koncepcionális áttekintés – mit csinálunk, mikor, hogyan? (20 perc)
  5. Várható kockázatok elemzése – mi az ügyfél hozzáállása a kockázatkezeléshez? (5 perc)
  6. Jelentéskészítés – hogyan követjük nyomon és kommunikáljuk a projekt előrehaladását? (5 perc)
  7. Együttműködés – milyen eszközöket fogunk használni az együttműködéshez? (5 perc)
  8. Eszközök – mi kell az induláshoz? (5 perc)
  9. Kickoff napirend – Belső Kickoff napirendje (5 perc)
  10. AOB – bármi más, amit meg kell vitatnunk? (5 perc)

Bemutatkozás (3 perc)

cél az, hogy megismerjük ügyfeleink emberi oldalát, a feladatkörétől és munkájától függetlenül és elkezdjünk kialakítani egy bizalmi kapcsolatot, amely a projekt megvalósítása során tovább erősödhet. Ez a kapcsolat hasznos lehet a projekt hullámvölgyeinek leküzdéséhez.

Projektcsapat bemutatása – ki miért felelős? (3 perc)

A kickoff találkozón lehetőség nyílik arra, hogy a teljes projektcsapat tisztába kerüljön a szerep körökkel és felelősségi körökkel, tehát a megbeszélés célja az, hogy próbálj megszerezni és megosztani  némi plusz információt a projektcsapat dinamikájáról.

A színfalak mögött láthatod, hogy ki milyen mértékben vesz részt a projektben. Fontos pont, hogy felismerd, ki az aki támogat a projekt megvalósítása során, és ki az aki akadályoz abban. 

Azzal, hogy az ügyfélnek betekintést engedünk a színfalak mögé elérhetjük, hogy Ő is csapattagnak érezze magát.

Jóváhagyási folyamat – minőségirányítás (4 perc)

A projektcsapat bemutatását követően ki kell részletezni, hogy kik miért felelősek, kik hozhatnak a projekt során döntéseket, és azt milyen úton tehetik.

Ha a technológiai tudás az ügyféltől érkezik, akkor mindenképpen be kell vonnod a jóváhagyási körbe. Ebben az esetben akár még komplett feladatrészeket is végezhetnek az ügyfél munkatársai, így célszerű átbeszélni velük a feltételezett folyamatot, vagy hogy elég-e a rendelkezésre álló idő?

Műszaki áttekintés / koncepcionális áttekintés – mit csinálunk, mikor, hogyan? (20 perc)

A napirenden szereplő összes elem közül ez valószínűleg a legfontosabb tehát érdemes jelentős időt rá fordítani.

Ez egy lehetőség arra, hogy az ügyfelet szemléltetett módon átvezesd a tervezett koncepción. Ez azt jelenti, hogy be kell mutatni a projekt végrehajtásának részleteit. Fontos, hogy kiemeld a függőségeket (egymásra épülés) és a feltételezéseket.

Várható kockázatok elemzése – mi az ügyfél hozzáállása a kockázatkezeléshez? (5 perc)

A koncepcióterv bemutatását követően célszerű megvitatni az ügyféllel a várható kockázatokat, azok mértékét és kezelésüket. Előfordulhat, hogy bár közösen dolgoztátok ki a koncepció tervet, a megvalósítás során mégis át kell alakítani egyes részegységeket. Felmerülhetnek új igények, vagy éppen termék változás. Ilyenkor célszerű kiegészítő költségvetést használni, amit az ügyféllel minden esetben jóvá kell hagyatni.

Célszerű úgy kialakítani a projekt költséget, hogy az árajánlat készítésekor, már bele tervezed az esetleges kockázati faktort is. Célszerű költségvetési mozgási helyet tervezni.

Jelentéskészítés – hogyan követjük nyomon és kivel kommunikáljuk a projekt előrehaladását? (3 perc)

A projekt előrehaladásának nyomon követéséhez állapotjelentés szükséges, amely bemutatja, hogy a projekt hogyan követi nyomon a költségtervet, az ütemtervet, a feladatokat és a mérföldköveket. 

A kockázatkezelés tervezésének bemutatásához hasonlóan az előkészítéshez is hasznos az állapotjelentés elkészítése, amelyet megoszthatsz az ügyféllel, és így biztosíthatod, hogy a formátum és a részletek megfelelőek legyenek számukra.

Kiemelten fontos az állapotjelentés, mivel az általában a számlázáshoz kapcsolódik. 

Biztosítania kell, hogy az ügyfél a megfelelő szintű folyamatos részletességgel kapja az információt és ne tartsa fel a számlák kifizetését.

Az állapotjelentésre mindig szélesebb körnek kell rálátást kapnia mint amennyi okvetlen szükséges, így elkerülhetők a kisebb mulasztások, és a dezinformáltság.

Együttműködés – milyen eszközöket fogunk használni az együttműködéshez? (3 perc)

A legtöbb projektvezető és csapat alapértelmezett együttműködési eszközkészlettel rendelkezik. Sok cégnél vállalati standardok szerint dolgoznak így nincs is esély új platform, vagy saját preferált platform használatára. 

Ha saját, ügyfél számára eddig ismeretlen platformot használsz, akkor készíts egy tervet, és oszd meg az ügyféllel. Ezután kérdezd meg, hogy megbizonyosodhass róla, hogy a kiválasztott eszközt tudja e használni, illetve megfelelően tud-e rajta keresztül tájékozódni az adott projektről.

Eszközök – mi kell az induláshoz? (5 perc)

Mindig vannak „dolgok”, amelyekre szükség van a projektek megfelelő indításához. 

Készíts egy listát ezekről a szükséges dolgokról. Állíts fel prioritási sorrendet, hogy előbb a legkritikusabb elemeket tudják beszerezni.

Kickoff napirend – mit fogunk megvitatni az ügyfél projekt beindításában? (5 perc)

Ez egy lehetőség, hogy bemutasd az ügyfelednek, hogy mi fog történni a “valódi” kickoff – on. Ennek a lépésnek köszönhetően az ügyfeledet bevonod a projekt azon részébe, amiről eddig úgy érezte, hogy nem az ő feladata. Látni fogja, hogy mennyi teendő van még hátra, továbbá kikérheted a véleményét a feladatokkal kapcsolatosan. Ezzel csökkented a lehetőségét, hogy valami fontos információ elkallódjon.

AOB – bármi más, amit meg kell vitatnunk? (5 perc)

A megbeszélés végén mindig biztosítsunk időt az esetleges kételyek eloszlatására, kérdések megválaszolására.

 Ha a fent részletezett pontok mentén vezetjük a megbeszélés folyamát, akkor szinte biztosak lehetünk benne, hogy az ügyfél elköteleződése nőtt az irányunkba.

Ilyenkor a legcélravezetőbb egyszerűen megkérdezni, hogy “Van még valami amit tudnunk kell?”, ezzel arra buzdítva az ügyfelet, hogy felfedje azokat a részleteket, amiket eddig még nem említett, de rentábilis lehet a projekt szempontjából.

A beszélgetés zárásaként próbálj kicsit személyesebb vizekre evezni, hogy jobban megismerd a személyt, akivel dolgozol. Így megtudhatod, hogy milyen ember ő munkán kívül, milyen hobbija van, vagy éppen mit néz szabadidejében a Netflix-en. Ezekkel a kiegészítő információkkal a későbbiekben könnyebb hangvételű megbeszéléseket tudsz lebonyolítani velük.

*AOB – Any Other Business

Összefoglalás

Az egyedi gépgyártási, ipari automatizálási projektek menedzselése nem könnyű feladat. A fent leírtakkal és ismereteid bővítésével, sokat javíthatsz folyamataid gördülékennyé tételén, projektjeid sikerességén.

Ha azonban mégsem boldogulnál és kérdésed merült fel egy automatizálási feladat követelményeinek megfogalmazásával kapcsolatban, esetleg automatizálnád termelésed és nem tudod hogy állj neki, lépj velünk kapcsolatba, és levesszük válladról a terhet.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük