Az Automatizálási Projektek Hét Kulcsfontosságú Aspektusa

A projektmenedzsment művészete és tudománya hasznos ismereteket és hatékony eszközöket, technikákat ad nekünk a különböző területeken zajló összetett projektek sikeres irányításához. Ennek ellenére a projektvezetőknek ezeket az eszközöket össze kell kombinálniuk a projektek iparág-specifikus jellemzőinek alapos megértésével.

Az ipari automatizálási projektek kifinomultak és különleges szempontokkal rendelkeznek, amelyeket figyelembe kell venni a végrehajtás sikere érdekében.

Ez a cikk az alábbi pontok elemzését és megosztását tartalmazza:

  1. A kivitelezés és a programozás kombinálása,
  2. Az automatizálási projektek multidiszciplináris jellege,
  3. Időtartalék hiánya,
  4. Üzembe helyezés, az ipari automatizálási projektek legfontosabb része,
  5. A projekt csapat képességeinek fontossága
  6. Specifikáció fontossága,
  7. A projekt indításának sajátosságai,

Ez a lista nyilvánvaló lehet néhány ember számára, mások számára azonban nem feltétlenül olyan könnyű őket azonosítani. Ez különösen igaz azokra a projektmenedzserekre, akik nem ismerik az ipari automatizálást. Ezenkívül ez egyértelműen nem az automatizálási projektek sajátos szempontjainak teljes listája, hanem betekintés ezek közül néhányba. E folyamatok teljes megértése megkönnyíti a projektvezető életét.

1. A kivitelezés és a programozás kombinálása.

Az automatizálási projektek különféle tevékenységeket foglalnak magukban a különböző területeken. Az egész projekt (durván leegyszerűsítve), a tervezéssel kezdődik (mechanikus, elektromos). A sikeres tervezést követően a gép összeszerelése következik mechanikusan és  elektronikusan. Nagyságrendileg tehát három képzeletbeli halmazra bontható a tevékenység:

  1. Tervezés
    • Gépészeti tervezés
    • Villamos tervezés
    • Pneumatikus tervezés
    • Szoftver tervezés
  2. Kivitelezés
    • Alkatrészgyártás
    • Kereskedelmi tételek beszerzése
    • Mechanikus szerelés
    • Villamos szerelés
    • Pneumatika szerelés
  3. Beüzemelés (Programozás)
    • Ellenőrzötten összeszerelt gép program általi “felélesztése”, tesztelése.

Látható tehát, hogy különféle területek, különféle kompetenciákat kívánnak.

Nyilvánvalóan nem könnyű feladat minden területen jártasnak lenni, de a projektmenedzser számára feltétlenül értékes. Sem a tervezést, sem a szerelést, sem a programozást nem szabad elhanyagolni, különben a projekt veszélyben lehet.  

Minden tervezésre fordított perc, 10 percet takarít meg a projekt végrehajtása során.

Brian Tracy

Ezért nagyon hasznos, ha a projektmenedzser fejleszti saját kompetenciáját ezeken a területeken, vagy legalább egy olyan taggal rendelkezik a projekt csapatban, aki több területen szerzett tapasztalattal rendelkezik.

2. A multidiszciplináris projekt

Az ipari automatizálási, egyedi gépgyártási projektek szinte kivétel nélkül mindig elvárják, hogy különféle technológiák intenzív együttműködésével valósuljanak meg. A mechanikus tervezőnek nem csak a tervező szoftver használatát és beépülő elemek ismeretét kell tökéletesre fejlesztenie, hanem tisztában kell lennie a feladat pontos céljával, a megvalósítás tűpontos koncepciójával, a végrehajtás logikájával. Ha ez mind adott, akkor még mindig nem feledkezhet meg, arról, hogy a tervezés során olyan alkatrészeket tervezzen, amelyeket (pl a CNC) megmunkálás szempontjából a legkedvezőbb, a feladat végrehajtása szempontjából pedig a legmegfelelőbb hatást eredményezik. Ugyan ezen komplexitás jellemző a projekt csapat minden egyes tagjára. A szerelőktől kezdve a villamos, gépész és szoftver mérnökön át, egészen a projektvezetőig, mindenkinek sokoldalú, egymással átfedésben lévő feladatokat kell megoldani nap mint nap.

Hasonló okokból az automatizálási projekt csapattagjainak nem csak az automatizálásért kell felelniük, hanem a teljes projekt összes többi részét is meg kell vizsgálniuk. Ahhoz, hogy ezt meg tudják valósítani, más-más szakterületen jártasnak kell lenniük, amelyek szorosan kapcsolódnak a projekt átfogó folyamatához. Ellenkező esetben a különféle tudományágak szakemberei közötti félreértés (kommunikáció hiánya), vagy a projekt különböző részeinek eltérései veszélyeztethetik a projekt sikerességét.

3. Időtartalék hiánya

Az egyedi gépgyártás illetve ipari automatizálási projektek napjainkra felgyorsultak. Számos ügyfelünknél találkozunk azzal a problémával, hogy az elkészítendő / összeszerelendő / megmunkálandó termék fejlesztése, az automatizálási feladat elvégzésével párhuzamosan történik. Sok esetben módosul a termék azelőtt, hogy a berendezés ténylegesen elkészült volna.

A projektvezetés szerepe kulcsfontosságú egy ilyen komplex feladatban. Egy megfelelően kvalifikált projektvezető, már a feladat korai fázisában észreveszi az esetleges időeltolódásokat, és reagál rájuk a megfelelő módszerrel. Ha ez a lépés elmarad, akkor a projekt csúszás, vagy a projektmunkaórák drasztikus növekedése, és a projekt költségek növekedése várható. Ez egy olyan stressz faktor, amely kihatással van a teljes projektcsapatra. Következésképpen az automatizálási projektek számára az időbeosztás és az időgazdálkodás rendkívül kritikus, mivel a késés költségei nagyon magasak.

A projektmenedzsernek és a csapattagoknak készen kell állniuk a stresszes körülményekre, és követniük kell ezeket a tippeket:

  • A lehető legpontosabban kell meghatározni a felelősségköröket.
  • Az összes szükséges előfeltételt meg kell határozni, és időtervbe foglalni.
  • A harmadik féltől (beszállítók, alvállalkozók) minden szükséges információt összegyűjteni, alvállalkozókkal való együttműködés esetében határidőket meghatározni. Időtervbe illeszteni. Ezeket hivatalosan, írásban rögzíteni.
  • A projekt csapat mellé regisztrálni kell egy belső auditort, aki átveszi a feladatot, és ellenőrzi az aktuális állapotokat, valamint, hogy a feladat, valóban megfelel e a kívánalmaknak. Ellenkező esetben nagy bukás is előfordulhat.
  • Gondoljon arra, hogyan lehet a csapattagokat jó teljesítményszinten tartani egy ilyen stresszes környezetben. Határozza meg a túlóra feltételeit és előnyeit.

Természetesen jobb, ha elkerüljük a késéseket, és azt kell kitűzni célul, hogy ez sikerüljön. A projektmenedzser felelőssége azonban, hogy készen álljon arra, hogy megvédje a csoportot az indokolatlan vádaktól az időtervben meghatározott határidők be nem tartása miatt. Ezenkívül a projektmenedzsernek készen kell állnia arra, hogy egyértelműen megmutassa és elmagyarázza az ügyfeleknek a késések azon okait, amelyek nem tartoznak az automatizálási csapat felelősségi körébe.

4. Üzembe helyezés

Ez az egész projekt legszignifikánsabb, és legfontosabb momentuma. Ebben a lépésben a megtervezett gépet nem csak összeépíteni, de az elvárt működésre is képessé kell tenni. Az eddig kibukott és megoldottnak vélt hibák (tervezés, összeszerelés, beszerzés) itt kerülnek kipróbálásra, tesztelésre. Számos esetben újratervezés és utómunka is szükséges lehet.

Hatalmas a felelősség ilyenkor a programozókon. A feladatukat legjobban értő programozók, átfogó ismeretekkel rendelkeznek az elektronika, a mechanika (minimális ismeret) terén. Esetleges, hibák feltárásában így ők is ki tudják venni a részük. Fontos, hogy probléma keresés / megoldásnál, a projektvezető csak a hiba megoldására koncentráljon, és ne terheljen senkit pluszban a határidőkkel. 

Az üzembe helyezés néhány további jellemzője:

  • Az automatizálási csoport tagjainak folyamatosan kell kommunikálniuk a feladatokról. A kommunikációt döntően a projektmenedzsernek kell irányítania.
  • A nagyfokú bizonytalanság miatt nem könnyű megbecsülni az időtartamot és a szükséges emberi erőforrásokat, különösen a projekt kezdetén.
  • Nagyon nehéz csökkenteni ebben a szakaszban az üzembe helyezés időtartamát egyszerűen a szakemberek számának növelésével. 
  • A csapat tagjait, akik részt vesznek az üzembe helyezésben, a lehető legkorábban be kell venni és be kell vonni a projektbe (ideális esetben már a tervezési szakaszban).

Ezeknek a sajátosságoknak a figyelembevétele segíthet elkerülni a tipikus problémákat, például a csapattagok túlterhelését, vagy az emberi erőforrások hiányát a projekt utolsó szakaszában, valamint az időkorlát alulbecsülését

5. A projektcsapat képességeinek fontossága

A pont megnevezése valamelyest hibás, hiszen nem csak a képesség fontos, hanem a megfelelő motiváció is.

Az elkövetett hibák költsége az ipari automatizálási projektekben nagyon magas. Nem elég, hogy a beépülő kereskedelmi termékek komoly költséget képviselnek, ott van még mellette a bérköltség, ami ebben a szektorban szintén magas szintet képvisel. A projektek átfutási ideje miatt, egyszerűen nincs elég idő, az alul képzett szerelők, tervező mérnökök, programozók, projektvezetők hibáinak kijavítására.

A csapat képesítésének fontosságát nem szabad alábecsülni. Sokkal jobb pénzt költeni a hibák megelőzésére, amelyeket képzetlen szakemberek okozhatnak és valószínűleg okoznának a projekt későbbi szakaszaiban, mint költeni azok kijavítására.

A potenciális csapattagoknak maximálisan felkészültnek kell lenniük a szakterületük által támasztott követelményekből, valamint képeseknek kell lenniük nyomás alatt történő munkavégzésre, és alapvető ismeretekkel kell rendelkezniük a projekt menedzsmentjéről (pl. ütemtervek követése, a megfelelő kommunikáció képessége).

Az automatizálási csapat általában nem nagy számú tagból áll. Ezért a projektmenedzsernek megbízható és mély kapcsolatot kell létesítenie a projekt összes tagjával. Ez jelentősen javítja a csapat hatékonyságát és motivációját.

6. Specifikáció

Sajnos az automatizálási projektek feladat meghatározása gyakran csak vázlatként kerül meghatározásra. A feladat műszaki specifikálása pedig rendkívül fontos része az ipari automatizálásnak. Pontos feladatkiírás hiányában, a feladattal megkeresett cégek nem tudnak pontos árajánlatot készíteni.

Mivel a megkeresett gépgyártó cégek nincsenek tisztában a pontos feladattal, a technológiai ismeretekkel (amivel csak a megrendelő rendelkezik), ezért olyan árajánlatokat fognak kapni a megvalósításra, ami biztonsági tartalékokkal készül (hiszen nem pontos a feladatmeghatározás). A műszaki specifikáció gyakran rengeteg szabványos mondatot (“bull shit”), és kifejezés tartalmaznak (pl. „A leghatékonyabb módon”, „felhasználóbarát felület”, „a funkciónak automatikusnak kell lennie”), e jelentések egyértelmű magyarázata nélkül csak szavak. Ez lehetőséget ad különféle értelmezésekre, és később félreértésekhez, problémákhoz vezet a munka befejezése és elfogadása során. Ezért nagyon fontos, hogy a feladat pontos definiálása. Ellenkező esetben a projektcsoport (megrendelői és beszállítói oldal egyaránt) olyan helyzetbe kerülhet, hogy senki sem tudja, hogy pontosan mit követel (megrendelő) és mit vállal (beszállító), beleértve a projektet kezdeményezőt és finanszírozót is. Az automatizálás specifikálásán nem szabad spórolni. Fontos, hogy minden fellelhető információt tartalmazzon, és minden esetlegesen felmerülő kérdést tisztázzon. Ha erre cégen belül nincs megfelelő kapacitás, akkor külsős szakembert kell bevonni, aki segít specifikálni a feladatot, vagy segít kiválasztani a feladat elvégzésére megfelelő beszállítót.

7. A projekt indításának sajátosságai

Nagyon gyakran a teljes projekt legutolsó szakaszaiban az ügyfél egyetlen célja az indulás. A mágikus „START” gomb megnyomása. Ezért a projekt egyéb szempontjait, például a biztonságot, a megbízhatóságot, kezelhetőséget figyelmen kívül hagyják.

Ennek a helyzetnek a legnagyobb hátránya, hogy a sikeres indítás után az ügyfelet általában nem motiválja az összes fennmaradó munka gyors elvégzése. Sőt, ebben az esetben az ügyfélnek sokkal több ideje van az összes kérdés részletes tanulmányozására, és ennek eredményeként számos módosítási igény van. Evés közben jön meg az étvágy 🙂

A vállalkozók helyzete ezzel ellentétes. Várja, hogy a lehető leghamarabb befejezze a projektet, hiszen a következő megrendelt munka már a fiókban van, és szeretne nekiállni. Ezért ha túl sok feladat marad hátra az indítás után, akkor valószínű, hogy a vállalkozó elakad a projektnél. Ez különösen igaz, ha a feladat nincs egyértelműen specifikálva, és az ügyfél egyre több módosítási kérelmet generál.

Másrészt ennek a helyzetnek az egyik lehetséges előnye, hogy indítás előtt az ügyfél sokkal rugalmasabb. Ebben a szakaszban a fő cél az üzembe helyezés és az üzembe helyezés befejezése. Ezért ez az időszak egy jó lehetőség a lehető legtöbb kérdés lezárására a lehető legkevesebb erőfeszítéssel.

8. A siker útja

Az automatizálási projekteknek sokkal több és mélyebb sajátossága van, mint az itt említettek. Nyilvánvaló, hogy a projektmenedzsereknek elég nehéz megjegyezni az összes pontot, de ez a kis összefoglaló segíthet nekik elkerülni a katasztrofális buktatókat és hibákat. Az automatizálási projektek irányításának bölcs, pontos és tudatos megközelítése – a sajátosságok világos megértésével – a projekt végrehajtását gördülékenyé és kiszámíthatóvá teszi.

9. Összefoglalás

Az egyedi gépgyártási, ipari automatizálási projektek menedzselése nem könnyű feladat. A fent leírtakkal és ismereteid bővítésével, sokat javíthatsz folyamataid gördülékennyé tételén, projektjeid sikerességén. Ha azonban mégsem boldogulnál egy projekttel, vagy kérdésed merült fel egy automatizálási feladat követelményeinek megfogalmazásával kapcsolatban, kérj tőlünk segítséget.

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük